POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
1. Introducción y objeto
El presente documento, como parte integrante de las políticas y procedimientos en materia de gestión de riesgos penales de la Compañía, tiene por objeto regular la Política del Sistema Interno de Información de la Asociación Clúster de Automoción de Aragón – en adelante, CAAR-, en relación con la implantación del Canal de Comunicaciones “TARGATIS”.
El Código Penal advierte en su regla 4ª del art. 31 bis 5 sobre el deber de la persona jurídica de imponer dentro de la organización la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos a través de cualesquiera herramientas o sistemas que permitan desarrollar la vigilancia y control para prevenir delitos.
En España, la Fiscalía General del Estado advirtió en su Circular nº 1/2016 que “la existencia de unos canales de denuncia de incumplimientos internos o de actividades ilícitas de la empresa es uno de los elementos clave de los modelos de prevención”. Mas concretamente, la Fiscalía establece la especial responsabilidad de la empresa si los hechos delictivos hubieran sido conocidos por el canal de comunicaciones y no se hubieran tomado medidas.
La aprobación de la “Ley 2/2023 de 20 de febrero, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción”- en adelante, Ley de Protección del Informante-, transposición de la Directiva Europea 2019/1937 de protección de las personas que informen sobre derechos de la Unión, ha venido a introducir en el ordenamiento jurídico español una serie de requisitos que debían cumplir las empresas, en materia de Canales Internos de Información, de obligatoria implantación, entre otras, en personas jurídicas que cuenten con más de 50 empleados, así como partidos políticos, sindicatos y organizaciones empresariales y fundaciones creadas por unos u otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Por ello, y para establecer una auténtica cultura de cumplimiento normativo, CAAR ha implantado TARGATIS, facilitando que tanto los miembros de la Compañía, como terceros, comuniquen de buena fe, sobre la base de indicios razonables, aquellas circunstancias que puedan suponer la materialización de un riesgo penal para la Compañía, así como infracciones administrativas muy graves o graves, o incumplimientos y dudas sobre las políticas y procedimientos en materia de gestión de riesgos penales.
Este Canal Interno de Información está abierto a todos los grupos de interesados relacionados con CAAR, enumerados en el art. 3 de la Ley de Protección del informante, tales como: empleados, extrabajadores, becarios y voluntarios; autónomos; accionistas y miembros del órgano de administración, contratistas y subcontratistas; proveedores; y, en general, terceros con relación directa con la empresa.
2. Garantías de TARGATIS
TARGATIS garantiza:
- la confidencialidad de los datos identificativos de los informantes y de las personas afectadas, así como de las comunicaciones.
- la posibilidad de comunicación de informaciones de manera anónima.
- la protección del denunciante: prohibición de represalias tanto al informante como a las personas relacionadas con este, tanto físicas como jurídicas.
- Independencia, objetividad y respeto a la legalidad: al estar gestionado por el despacho de abogados Waterwhale, la organización no conocerá la identidad del informante, con lo que el proceso nunca podrá adolecer de defectos de imparcialidad ni se podrán adoptar represalias contra el informante.
- Interposición de denuncias en español, inglés y francés.
3. Principios inspiradores del Sistema Interno de Información
Los principios que rigen el Sistema Interno de Información:
- Accesibilidad: TARGATIS es de fácil acceso a través de las múltiples opciones que se da al informante, para realizar la comunicación.
- Transparencia: Esta política es pública, al estar publicada en la página web de CAAR. De esta manera y a través de las distintas campañas de divulgación, todos los empleados y terceros afectados por esta política conocen la existencia de TARGATIS.
- Confidencialidad: La identidad del informante tendrá la consideración de información confidencial. En ningún caso, Waterwhale, como gestor del canal, revelará la identidad del informante.
No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados a las autoridades administrativas y/o judiciales si fueran requeridos por éstas, de forma motivada, como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la información.
Asimismo, tendrá la consideración de información confidencial la identidad de todos los implicados en la comunicación (denunciados, testigos, etc.), así como el expediente y documentación a la que diera lugar una eventual investigación.
- Anonimato: Se permite la comunicación de informaciones de manera anónima. En este supuesto, el gestor del Canal podrá comunicarse con el denunciante anónimo sin que este tenga que revelar su identidad.
- Objetividad e Imparcialidad: Recibida la información, se garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas afectadas y objeto de la misma.
- Eficiencia: El acuse de recibo al informante se dará dentro del plazo de 3 días laborables y, en todo caso, dentro de los 7 días naturales que establece la Ley Protección del Informante, siempre que se no se ponga en peligro la investigación. Waterwhale elaborará un informe preliminar que remitirá al Responsable del Sistema en un plazo de 7 días laborables desde la emisión del acuse de recibo. En la resolución de admisión a trámite se designará al Instructor del expediente, que se resolverá en el plazo de tres meses a contar desde la presentación de la comunicación, que podrán ser prorrogables otros tres meses adicionales.
“Targatis es el único canal interno de CAAR, por lo que es el cauce preferente para informar sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave o del Derecho de la Unión Europea, tal y como establece la Ley de Protección al Informante”
4.- Garantía de confidencialidad
Si La protección de la Ley únicamente alcanzará a las personas que comuniquen la información por el Canal de Comunicaciones “Targatis”, único canal habilitado por la empresa para la comunicación de informaciones.
Si el informante utilizara otros canales no establecidos por la organización para comunicar la información (ej: comunicárselo directamente a su responsable), las personas que tuvieran conocimiento de la información estarán obligadas a mantener la confidencialidad de los datos a los que tengan acceso, constituyendo una infracción muy grave constituyendo una infracción muy grave conforme a la Ley 2/2023 el incumplimiento de este deber de confidencialidad, sin perjuicio de los incumplimientos en materia laboral o disciplinaria.
El receptor de esta información estará obligado a comunicarla inmediatamente al Responsable del Sistema Interno de Información.
5. Medidas de protección a los denunciantes
Los denunciantes gozarán de protección frente a los actos constitutivos de represalias, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia por parte de CAAR.
No se protegerán a aquellos informantes que:
- Su comunicación incurra en causa de inadmisión, es decir:
- Los hechos carezcan de verosimilitud
- Los hechos no serán constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico
- La comunicación carezca de fundamento o se haya obtenido los indicios mediante la comisión de un delito
- No contenga información nueva respecto a una comunicación anterior
- comuniquen informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales;
- comuniquen información que ya esté completamente disponible para el público o que constituyan meros rumores;
- comuniquen informaciones fuera de los hechos denunciables permitidos por la Ley de Protección al Informante o se realicen bajo supuestos de mala fe.
6. Medidas de protección a los afectados por la información
Los afectados por la información comunicada también contarán con protección, garantizando el principio a la presunción de inocencia, el derecho al honor y el derecho de defensa, incluido el derecho a ser oídos y el derecho a acceder a su expediente sin revelar información que puede identificar al informante.
Se garantizará igualmente la preservación de su identidad y la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
7. Protección de Datos
Se cumplirá en todo momento con la normativa y disposiciones en materia de Protección de Datos de Carácter Personal, no recopilándose, a través de TARGATIS, datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica.
Así mismo, no serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las infracciones comunicadas.
El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema Interno de Información quedará limitado dentro del ámbito de sus competencias y funciones, a:
- El Responsable del Sistema y quien lo gestiones directamente
- El Responsable de RRHH o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pueda proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador
- Responsable de los Servicios Jurídicos, si procediera la adopción de medidas legales.
- Encargados del tratamiento que eventualmente se designen (colaborador externo). En este caso, Waterwhale Europe S.L.P.
- Delegado de Protección de Datos
